ب
بسیاری از کسب‌وکارها حسابدار دارند، نرم‌افزار حسابداری دارند، اسناد مالی‌شان ثبت می‌شود، حقوق کارکنان محاسبه می‌شود و تکالیف مالیاتی نیز کم‌وبیش انجام می‌شود.
اما یک سؤال مهم وجود دارد:
آیا داشتن حسابدار به این معناست که کسب‌وکار شما «سیستم مالی» دارد؟
پاسخ لزوماً مثبت نیست.
ممکن است عملیات روزمره حسابداری یک شرکت به‌خوبی انجام شود، اما مدیر برای پاسخ به ساده‌ترین سؤالات مالی کسب‌وکار همچنان با مشکل مواجه باشد:
کدام محصول یا خدمت واقعاً سودآور است؟
چه میزان از مطالبات شرکت سررسید گذشته است؟
موجودی انبار چقدر از منابع مالی شرکت را درگیر کرده؟
کدام هزینه‌ها در حال افزایش‌اند؟
وضعیت نقدینگی شرکت در ماه‌های آینده چگونه خواهد بود؟
عملکرد واقعی شرکت نسبت به بودجه و هدف تعیین‌شده چگونه است؟
اینجاست که تفاوت میان «انجام حسابداری» و «داشتن سیستم مالی» مشخص می‌شود.
سیستم مالی چیست؟
سیستم مالی فقط نرم‌افزار حسابداری یا مجموعه‌ای از ثبت‌های مالی نیست.
یک سیستم مالی مناسب باید اطلاعات عملیات شرکت را دریافت کند، آن‌ها را به اطلاعات قابل اتکا تبدیل کند، کنترل‌های لازم را روی عملیات مالی برقرار سازد و در نهایت اطلاعاتی در اختیار مدیریت قرار دهد که بتوان بر اساس آن تصمیم گرفت.
به زبان ساده:
حسابداری می‌گوید چه اتفاقی افتاده است؛ یک سیستم مالی خوب کمک می‌کند بفهمیم چرا اتفاق افتاده و برای ادامه مسیر چه تصمیمی باید بگیریم.
اما از کجا بفهمیم کسب‌وکار ما حسابداری دارد، ولی هنوز از یک سیستم مالی مؤثر برخوردار نیست؟
۱. گزارش‌ها فقط برای مالیات و تکالیف قانونی تهیه می‌شوند
اگر مهم‌ترین خروجی واحد مالی شرکت، اظهارنامه، ارزش افزوده، حقوق و دستمزد و سایر تکالیف قانونی است، احتمالاً بخش مهمی از ظرفیت واحد مالی بلااستفاده مانده است.
انجام تکالیف قانونی ضروری است؛ اما واحد مالی باید علاوه بر سازمان امور مالیاتی، به مدیریت شرکت نیز گزارش بدهد.
۲. مدیر برای گرفتن یک گزارش باید چند روز منتظر بماند
فرض کنید مدیر امروز بخواهد بداند مانده مطالبات سررسیدگذشته شرکت چقدر است یا فروش هر شعبه در مقایسه با هدف تعیین‌شده چه وضعیتی دارد.
اگر تهیه چنین گزارشی نیازمند چند روز استخراج اطلاعات، فایل‌های متعدد اکسل و اصلاح دستی ارقام باشد، سیستم مالی هنوز به بلوغ کافی نرسیده است.
اطلاعات مدیریتی باید در زمان مناسب در دسترس باشد؛ زیرا گزارش دیرهنگام ممکن است دیگر ارزش تصمیم‌گیری نداشته باشد.
۳. حساب‌ها ثبت شده‌اند، اما کسی مغایرت‌ها را کنترل نمی‌کند
ثبت اطلاعات تنها نیمی از کار است.
مغایرت بانکی، اختلاف حساب مشتریان و تأمین‌کنندگان، موجودی انبار، صندوق، تنخواه و سایر حساب‌های مهم باید به‌صورت منظم کنترل شوند.
وجود ثبت‌های حسابداری بدون کنترل و تطبیق دوره‌ای می‌تواند تصویری ظاهراً دقیق اما در واقع غیرقابل اتکا از وضعیت مالی شرکت ایجاد کند.
۴. مدیر نمی‌داند واقعاً از کجا سود می‌کند
ممکن است شرکت در مجموع سودده باشد، اما آیا مشخص است:
کدام کالا سود بیشتری دارد؟
کدام مشتری سودآورتر است؟
کدام شعبه یا واحد عملکرد بهتری دارد؟
و حتی کدام بخش از فروش، با وجود حجم بالا، حاشیه سود مناسبی ایجاد نمی‌کند؟
اگر سیستم مالی نتواند سودآوری را از زوایای موردنیاز مدیریت تحلیل کند، عدد نهایی سود به‌تنهایی برای تصمیم‌گیری کافی نیست.
۵. مطالبات فقط یک عدد در تراز است
دانستن اینکه شرکت مثلاً چند میلیارد ریال حساب دریافتنی دارد کافی نیست.
مدیریت باید بداند چه میزان از این مطالبات جاری است، چه مقدار سررسید گذشته، کدام مشتریان بیشترین بدهی را دارند و احتمال وصول هر بخش از مطالبات چقدر است.
تجزیه سنی مطالبات یکی از گزارش‌هایی است که می‌تواند مستقیماً بر تصمیم‌های فروش و نقدینگی اثر بگذارد.
۶. بودجه وجود ندارد یا عملکرد واقعی با آن مقایسه نمی‌شود
بدون بودجه، بسیاری از مدیران زمانی متوجه افزایش هزینه یا کاهش عملکرد می‌شوند که اتفاق افتاده است.
اما حتی داشتن بودجه نیز کافی نیست.
سیستم مالی باید بتواند به‌صورت منظم عملکرد واقعی را با بودجه، هدف یا دوره‌های گذشته مقایسه کند و انحراف‌های مهم را به مدیریت نشان دهد.
۷. اطلاعات مالی وجود دارد؛ اما تصمیم مدیریتی از آن بیرون نمی‌آید
شاید مهم‌ترین نشانه همین باشد.
گاهی واحد مالی ده‌ها گزارش و فایل تولید می‌کند، اما مدیر پس از مطالعه آن‌ها همچنان نمی‌داند:
«خب، حالا باید چه کاری انجام دهیم؟»
گزارش مالی مدیریتی مناسب فقط مجموعه‌ای از اعداد نیست. باید روندها، انحراف‌ها، نقاط پرریسک و موضوعاتی را که نیازمند تصمیم هستند آشکار کند.
مشکل همیشه حسابدار نیست
در اینجا یک نکته مهم وجود دارد.
نباید نبود سیستم مالی را الزاماً به ضعف حسابدار نسبت داد.
ممکن است حسابدار توانمند باشد، اما شرح وظایف، فرآیندها، سطح دسترسی، ساختار گزارش‌دهی، کنترل‌های داخلی یا انتظارات مدیریت به‌درستی تعریف نشده باشند.
ساخت یک سیستم مالی کارآمد، حاصل هماهنگی نیروی انسانی، فرآیند، نرم‌افزار، کنترل داخلی و گزارشگری مدیریتی است.
یک سؤال ساده برای مدیران
اگر می‌خواهید وضعیت سیستم مالی مجموعه خود را ارزیابی کنید، از واحد مالی بخواهید بدون آماده‌سازی طولانی، تصویری روشن از این موارد ارائه کند:
سودآوری، نقدینگی، مطالبات، بدهی‌ها، موجودی کالا، انحراف از بودجه و مهم‌ترین ریسک‌های مالی فعلی شرکت.
اگر دستیابی به این اطلاعات دشوار است، شاید مسئله این نباشد که شما حسابدار ندارید؛
شاید حسابدار دارید، اما هنوز سیستم مالی ندارید.
